Workforce Planner: de basis onder een strategische personeelsplanning

De juiste teamleden op de juiste plek, op het juiste moment. Met strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat de omvang en de samenstelling van het team aansluit bij de verwachte werklast over een langere periode. Strategische personeelsplanning is onderdeel van de strategische WFM cyclus (workforce management).

Een strategische personeelsplanning geeft per winkel inzicht in de ideaalbezetting in benodigde uren en loonkosten, de lange termijn doelstelling. Ook geeft het inzicht in het actuele en het te verwachten medewerkersbestand (en de flexibiliteit daarvan). Dat zorgt ervoor dat je tijdig actie kunt ondernemen. Strategische personeelsplanning staat daarmee aan de basis van reële loonkostenbudgetten en kwalitatief goede roosters.

Strategische personeelsplanning met Workforce Planner

Workforce Planner is dé tool om op strategisch niveau te werken aan de ideaalbezetting van het team. We kijken hierbij onder andere naar de werklast, de normatieve contracthuishouding en het medewerkersbestand per winkel om zo grip te krijgen en te houden op de betaalbaarheid van de formule. Tevens biedt Workforce Planner de mogelijkheid om simulaties uit te voeren om de mogelijke effecten van bijvoorbeeld keuzes in de formule op de loonkosten te analyseren. Zo heb je zicht op hoe het ervoor staat, nu en over een langere periode. Strategischer werken aan personeelsplanning doe je in vijf stappen:

1. Formulebeleid bepalen

Het start met het toevoegen van een kwalificatieniveau aan iedere activiteit. Zo bepaal je wie welke werkzaamheid uit mag voeren en wat een activiteit mag kosten. Andere onderdelen van het formulebeleid zijn bijvoorbeeld het opzetten van het winkelbesturingsmodel, de definitie vastleggen van contracttypes, het formuleren van de uitgangspunten rondom tijd-voor-tijd en de spelregels in het geval van een overschot aan uren (ook wel het waterval principe) of een tekort aan uren (inleen).

2. Werklast berekenen en jaarbudgettering

Met Workload Planner heb je een tool in huis om voor langere periode (bijvoorbeeld een jaar) per vestiging de weekspecifieke werklast te berekenen als basis voor de begroting. Als de berekening van het jaarbudget in uren gereed is, kun je in Workforce Planner proactief gaan plannen en zorgen dat je de juiste capaciteit en teamsamenstelling in huis hebt. Of het altijd lukt om dat te bereiken is natuurlijk nog maar de vraag, maar je signaleert het in ieder geval op tijd.

3. Ideaalbezetting bepalen

Hoe ziet jouw ideaalbezetting er uit? Op welke afdelingen wil je welke uren vastzetten en tegen welke kosten? Het kan zijn dat de je, los van de werklast, een bepaalde bezettingseis hebt ten aanzien van een bepaalde afdeling. Denk hierbij aan managementuren of een specialist op een bepaalde afdeling die je binnen bepaalde tijdsblokken altijd aanwezig wilt hebben. Dit kan voor de hele formule gelijk zijn, maar je kunt ook voor bepaalde typen winkel variatie aanbrengen (bijvoorbeeld: omzetklasse, winkels die een bepaalde module wel/niet voeren of specifiek voor high-traffic locaties).

4. Formule uitgangspunten vrijgeven

De urennormering en de bijbehorende ideaalbezetting per vestiging zijn daarmee gereed. Door hier het actuele medewerkersbestand aan toe te voegen ontstaat een goed beeld hoe het er voor staat en kun je:

• De normatieve loonkosten voor alle winkels bepalen als input voor de begroting.
• Het Workforce Planner eindgebruikersscherm beschikbaar stellen aan de ondernemer, winkelmanager en/of operationeel management om actief te sturen op de personele samenstelling en zo een goede strategische personeelsplanning te maken.

5. Analyseren, simuleren, bijstellen

Workforce Planner biedt je de mogelijkheid om zowel centraal als lokaal actief te sturen op de teamsamenstelling. Zo kun je het kwaliteitsniveau waarborgen dat past bij de formule-uitgangspunten en goed grip houden op de loonkosten.

Op centraal niveau
Stakeholders: operations, HR, formulemanagement, commercie en finance.

• Een grondig onderbouwde begroting opstellen op het gebied van loonkosten en de winkels inzicht bieden om er lokaal actief op te sturen.
• Een realistisch loonkostenbudget op weekniveau genereren voor het WFM-pakket.
• De impact op loonkosten bepalen van bijvoorbeeld CAO afspraken of ontwikkelingen in de eigen formule.
• Binnen de formule, of een cluster van winkels, flexibiliteit, over- en/of ondercapaciteit inzichtelijk maken en daar actief op sturen.

Op lokaal niveau
Stakeholders: ondernemer, winkelmanager, operationeel manager en HR.

• Een grondige analyse maken van het huidige personeelsbestand en de ontwikkelingen daarin ten opzichte van de ideale formatie voor de vestiging. Heb je de juiste mensen in huis of dient er nieuw talent aangetrokken te worden?
• Simuleren met wijzigingen in de contracthuishouding van het team.
• De impact van ontwikkelingen in de markt en/of de eigen formule concreet op vestigingsniveau vertalen in een actieplan qua opleiding en ontwikkeling van medewerkers, maar ook in werving & selectie.

Workforce Planner, de basis onder je strategische personeelsplanning